Protocollo informatico
Come previsto dall’art. 50, c.3 del Testo unico sulla documentazione amministrativa (Dpr 445/2000), dal 1° gennaio 2004 è scattato per tutte le amministrazioni pubbliche l’obbligo di attivare sistemi di protocollo informatico. Anche il DIT si è attivato per permettere la gestione e lo scambio di documenti in modalità elettronica, allineandosi alla numerazione progressiva del Rettorato. Tale procedura comprende la gestione dei documenti e assicura, con il titolario, una struttura organizzata dell’archivio che quindi è unico e regola le procedure dall’origine, nonché la loro certificazione giuridico-probatoria.
I documenti di portata generale del DIT, da e per il Direttore, si protocollano quindi in tale modalità presso la Segreteria Amministrativa.
Cessano quindi di fatto e di diritto tutti i cosiddetti protocolli interni (della segreteria amministrativa, delle sezioni, delle biblioteche) che non hanno alcuna rilevanza giuridico probatoria.
Gli aspetti organizzativi – Sono stati definiti i seguenti documenti non soggetti a registrazione di protocollo, ritenuti non rilevanti ai fini giuridico probatori:
– Buoni d’ordine, poiché la registrazione probatoria è l’impegno nella procedura contabile SUFIN.
– Fatture in arrivo, poiché la registrazione probatoria è la liquidazione nella procedura contabile SUFIN.
– Lettere per trasmissione statini alla Segreteria Studenti (si compilano in duplice copia e si conserva la copia firmata per ricevuta).
– Passaggi di documenti all’interno del Dipartimento.
– Corrispondenza dei docenti non di pertinenza della Segreteria Amministrativa.
– Corrispondenza di scarsa importanza amministrativa.
Per quanto riguarda eventuali altri documenti non menzionati, si valuterà l’opportunità della registrazione nel protocollo ufficiale di volta in volta.
ELEMENTI DI CRITICITA’ DEL PROTOCOLLO INTERNO
Un eventuale “protocollo interno”, non riveste alcuna rilevanza di efficacia probatoria, cioè di attestazione notarile delle registrazioni effettuate e quindi una registrazione effettuata con un protocollo interno non ha alcun valore.
Il protocollo interno determina incertezza sulla data di avvio del procedimento amministrativo e rappresenta un ostacolo al coordinamento dei flussi documentali e delle informazioni poiché vi possono essere potenzialmente più azioni scoordinate rispetto ad un medesimo procedimento amministrativo.