Buoni d’ordine

I buoni d’ordine si emettono con la procedura SUFIN anziché con buoni cartacei non collegati con la contabilità.

Procedura: chi è interessato ad effettuare una spesa (materiale di consumo, o inventariabile, missioni, iscrizioni, ecc.) comunica telefonicamente alla segreteria o invia con e-mail la richiesta indicando il dettaglio della spesa, il nominativo e il n. di telefono e di fax del fornitore e il capitolo di spesa.

L’amministrazione provvede a verificare la regolarità amministrativa (DURC del fornitore, CUP e CIG) e la copertura finanziaria e procede all’emissione del buono d’ordine in contabilità e quindi all’assunzione dell’impegno e all’invio dell’ordine al fornitore.

Vantaggi:

1. L’ufficio amministrativo è a conoscenza del procedimento dall’origine e segue l’intero iter.
2. La contabilità è sempre aggiornata e verificabile.
3. La fattura può essere pagata subito poiché vi è riscontro di tutto l’iter.
4. Si risparmia tempo e si riduce la possibilità di errore.
5. Si evita di:

sostenere spese senza copertura finanziaria,

tenere numerazioni doppie che il fornitore riporta in fattura creando confusione.

Per gli acquisti superiori a € 2.583,00, IVA esclusa, devono essere richiesti i preventivi di almeno 3 ditte, salvo che la specialità o l’urgenza della spesa, che deve essere sempre motivata per iscritto dal responsabile dei fondi, renda necessario il ricorso ad una determinata ditta.

Nel caso in cui la fattura venga emessa senza buono d’ordine, il responsabile dei fondi approverà la spesa apponendo la sua firma nella fattura e non sarà più necessario emettere il buono d’ordine.

La segreteria amministrativa dispone di una carta di credito per gli acquisti on line, da utilizzare in particolare per i biglietti aerei. Per procedere al pagamento bisogna rivolgersi al segretario amministrativo.