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IL PORTALE DEI SEGRETARI DI DIPARTIMENTO PRESSO L’UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI CAGLIARI

Siamo lieti di comunicare che è stato reso operativo il sito dei Segretari Amministrativi di Dipartimento dell’Università degli Studi di Cagliari dove tutti i SAD sono invitati a parteci-pare.
Il portale vuole essere uno spazio “virtuale” accessibile a tutti ed aggiornato in tempo reale, nel quale comunicare, scambiare idee, proposte, modulistica, considerazioni, informazioni con l’obiettivo di favorire:
– la reciproca conoscenza, l’integrazione e la sinergia fra tutti i dipartimenti attraverso la condivisione di conoscenze e di strumenti d’uso comune
– l’accesso ai patrimoni informativi per standardizzare e ottimizzare le procedure ammini-strative dipartimentali
– l’accesso a informazioni sindacali, culturali e ad altri spazi di democrazia e partecipa-zione.
Migliorare la comunicazione tra i SAD porterebbe ad una fruttuosa collaborazione volta alla ricerca di prassi amministrative ottimali, basate sul principio della semplificazione ammini-strativa e ad una più razionale distribuzione del lavoro. L’applicazione di processi di confronto dinamico permette la condivisione di una cultura gestionale più moderna e condivisa e si tradu-ce in una fonte preziosa di concrete ipotesi risolutive.
Pur mantenendo intatta l’autonomia propria delle varie strutture, la tendenza attuale è quella di omogeneizzare le procedure, razionalizzare le risorse e soprattutto far sì che il perso-nale acquisisca il senso di appartenenza alla stessa università, non al singolo dipartimento.

FORUM

Un’alternativa alle riunioni è il forum, il mezzo di interazione più utilizzato sul web, at-traverso il quale i segretari di dipartimento possono discutere di argomenti riguardanti il proprio lavoro, ad esempio:
– proposte di attivazione di procedure innovative
– soluzione di problematiche di interesse comune
– informazione sulla normativa fiscale
– relazioni su missioni effettuate
– eventuale proposte di scambio di personale.
Il forum è uno strumento di comunicazione interna in grado di far maturare opinioni, senso critico e avanzare proposte al di fuori delle catene gerarchiche e organizzative ordinarie.
Il forum potrebbe diventare la sede di confronto sulle strategie dei dipartimenti e di di-battito sulle politiche e i metodi per favorire lo sviluppo di processi virtuosi di cambiamento nell’Università di Cagliari. In esso potrebbero nascere dibattiti e soluzioni ai problemi ed i di-pendenti avere un ruolo attivo nella comunicazione poiché gli argomenti da trattare sono propo-sti da essi stessi.
Il segretario che vuole confrontarsi con i colleghi o che deve fronteggiare una nuova problematica può porre il quesito nel forum e attendere le varie risposte.
Capita spesso, ad esempio, che il SAD deve leggere voluminosi fascicoli riguardanti progetti di ricerca, modalità di rendicontazione, modalità di erogazione dei contributi da parte di diversi enti e così via. Si potrebbe, a turno, sintetizzare o schematizzare tali documenti per ren-derli più leggibili e metterli poi a disposizione di tutti.
Per quanto riguarda i corsi di formazione o, in generale, le riunioni, i seminari o i con-vegni a cui si partecipa, sarebbe opportuno che i colleghi esponessero l’utilità che ne è derivata per il proprio lavoro, quali sono stati i punti salienti o le cose nuove apprese e scriverle sul fo-rum.
Questa iniziativa di comunicazione potrebbe portare ad un evidente abbattimento di co-sti logistici (trasferimenti, missioni, ecc.), ma soprattutto potrebbe garantire in tempo reale un flusso di informazioni multidirezionali su strategie operative e metodologie gestionali. Si deve riuscire a creare quasi una community, ovvero un luogo in cui gli iscritti si sentono padroni di casa, si conoscono, si scambiano idee e consigli.

FAQ

Utilissima nel portale la sezione delle FAQ dedicata alle risposte alle domande più fre-quenti, soprattutto quelle relative alle problematiche amministrativo-gestionali, dove tutti i SAD sono invitati ad esprimere il proprio parere.
Il portale, inoltre, dovrebbe aiutare a:
– assumere iniziative volte a valorizzare la figura del SAD, confrontandosi con al-tre realtà similari presenti nelle altre sedi universitarie italiane e promuovere il conse-guimento della migliore realizzazione delle attività di sua competenza mediante la for-mulazione di proposte rivolte agli organismi decisionali competenti;
– assumere iniziative volte a favorire il perfezionamento e l’aggiornamento pro-fessionale dei segretari di dipartimento;
– adoperarsi affinché l’azione amministrativa venga esercitata in tutti i diparti-menti secondo criteri conformi alle esigenze di legittimità di imparzialità, di economici-tà e di buon andamento, sia mediante il costante scambio di informazioni e di esperien-ze tra tutti i segretari amministrativi, sia promuovendo ed organizzando incontri e semi-nari di studio a vari livelli con la partecipazione dei responsabili delle strutture nelle quali sono organizzati gli uffici amministrativi–contabili degli Atenei.

Un’organizzazione così strutturata della comunicazione ha l’obiettivo di portare nel lungo periodo sicuri benefici per tutti noi.
Confidiamo quindi in un’ampia partecipazione di tutti i SAD.
Buon lavoro e a presto

Daniela Ghersini e Francesca Mura