Progetto Villa Elena – Farmaco

 

Titolo progetto: Reingegnerizzazione del processo di gestione dei farmaci tramite sistema RFId
Soggetto finanziatore: Casa di Cura Villa Elena S.r.l.
Importo finanziato: € 2.800
Soggetti partner: Casa di Cura Villa Elena, Dipartimento di Ingegneria Meccanica, Chimica e dei Materiali (Università degli Studi di Cagliari)
Durata: novembre 2014 – maggio 2015
Partecipanti al progetto: Ing. Cecilia Mascia (borsista)

 

1. Introduzione

Il perseguimento del miglioramento continuo della qualità dei servizi unitamente alla costante contrazione delle risorse disponibili, rende necessaria una sempre più attenta gestione delle attività clinico-organizzative all’interno delle strutture sanitarie. Tra i vari processi, sempre più particolare attenzione è attualmente riservata alla logistica del farmaco. In particolare, la strategia decisiva è quella di intervenire sui processi di prescrizione/somministrazione mediante sistemi computerizzati e automatizzati che, garantendo la piena tracciabilità dei flussi, determinano una riduzione dei rischi connessi ad errori terapeutici, un’ottimizzazione delle scorte e una razionalizzazione delle risorse.
La struttura oggetto dello studio è la Casa di Cura Villa Elena di Cagliari. La C.d.C. è una casa di cura polispecialistica che dispone di 30 camere di degenza, di 3 sale operatorie di cui una dedicata all’attività in day surgery, n. 2 sale parto con nido adiacente, diversi ambulatori medici e un servizio di gastroenterologia. I servizi sanitari offerti, alcuni dei quali accreditati con il Sistema Sanitario Nazionale, riguardano le seguenti specializzazioni: Chirurgia Generale, Urologia, Ostetricia, Ginecologia, Ortopedia e Traumatologia, Day service Oculistico e Chirurgia Plastica, Estetica e Ricostruttiva (regime privato).
Il contesto in cui si è operato è stato il Reparto di Ostetricia e Ginecologia della C.d.C., comprendente 18 posti letto destinati a ricoveri in regime di day surgery, ricoveri ordinari o d’urgenza.
Il progetto era finalizzato a proporre una serie di interventi volti a:

  • Rintracciare ed abbattere le possibili fonti di errore terapeutico, riducendo al minimo le operazioni manuali e ripetitive;
  • Garantire la tracciabilità della prescrizione, dell’erogazione e della somministrazione, attraverso sistemi di identificazione automatica di farmaci e pazienti;
  • Evidenziare le responsabilità dei vari attori che sono coinvolti nel processo;
  • Ottimizzare le risorse (scorte farmaceutiche, lavoro del personale, etc.);
  • Raccolta dati per elaborazioni a lungo termine.

 

2. Fasi operative

Il lavoro è stato articolato nelle seguenti fasi:

FO_1. Analisi dello stato dell’arte. È stata effettuata una ricerca bibliografica sulla letteratura scientifica del settore, analizzando i contributi presenti in banche dati tematiche (PubMed, Elsevier, ScienceDirect, etc.) relativamente alle tematiche d’oggetto (errori terapeutici, tracciabilità farmaco, sistemi di automazione in sanità, prescrizione informatizzata, sistemi di identificazione automatica, etc.).

FO_2. Studio del contesto operativo. L’acquisizione delle informazioni relative alla gestione del reparto è stata portata avanti mediante:

  • incontri preliminari effettuati con l’amministrazione per il coordinamento e per le prime informazioni di carattere generale;
  • incontri con le coordinatrici del reparto per la descrizione dei processi di reparto (procedure di ricovero, procedure di assegnazione della terapia e di somministrazione, procedure di gestione delle scorte quali richiesta, verifica, acquisizione, etc.).

FO_3. Monitoraggio degli andamenti delle scorte di reparto. Nel periodo di un mese è stata eseguita una analisi dei flussi dei farmaci in ingresso e in uscita dal reparto, attraverso i dati raccolti mediante presenza diretta in reparto. I dati analizzati consistono in: inventari delle scorte di reparto relativi ai farmaci contenuti nell’armadio centrale, nell’armadio di sala parto e nel frigo; report di consegna di farmaci da parte dell’amministrazione; diarie infermieristiche contenenti le terapie somministrate alle pazienti ricoverate nel periodo di interesse. I dati acquisiti sono stati incrociati allo scopo di evidenziare eventuali incongruenze attribuibili alla mancanza di una tracciabilità completa.

FO_4. Analisi ex-ante dei processi
Questa fase si è articolata in:

  • Individuazione dei processi di interesse e modellizzazione degli stessi mediante i seguenti strumenti di analisi: synopsis diagram, workflow, schede di attività.
  • Individuazione delle attività più critiche e analisi delle criticità effettuata mediante applicazione della tecnica FMECA – Failure Mode, Effects, and Criticality Analysis.
  • Individuazione e calcolo degli indici di rischio per ciascuna attività.
  • Ordinamento delle attività critiche e individuazione delle soglie.

FO_5. Individuazione degli interventi migliorativi.
Elaborazione di una serie di interventi migliorativi e proposta alla C.d.C.

 

3. Risultati

Di seguito vengono riassunti i principali risultati ottenuti.

R_3. Sono stati effettuati 5 inventari con cadenza settimanale per i farmaci contenuti nell’armadio centrale e nel frigo. Non è stato sempre possibile il conteggio dei farmaci presenti in sala parto a causa della indisponibilità della sala. Sono stati inoltre analizzati 11 report di consegna e 130 diarie infermieristiche. Mediante foglio di calcolo, per ciascun farmaco sono stati calcolati il valore atteso settimanale Vas e il valore atteso progressivo Vap. Quest’ultimo è stato quindi confrontato con il valore dell’ultimo inventario Vi (cfr. Figura 1).

Figure_1

Figura 1- Schema a blocchi della verifica delle scorte di reparto

I dati, visibili nel diagramma a torta in Figura 2, evidenziano un bilancio corretto (categoria verde) per quasi un terzo dei farmaci considerati. Nel restante 67%, si è invece riscontrata una differenza di Vi rispetto a Vap/s.

Figure_2

Figura 2 – Pie chart dei risultati del confronto tra valore atteso progressivo e valore inventario

R_4. Sono stati individuati e modellizzati 8 processi e 2 sottoprocessi: P1. Definizione terapia, P2. Allestimento carrello, P2.1 Altra ricerca, P3. Giro terapia, P4. Verifica scorte di reparto, P5. Richiesta farmaci, P6. Presa in carico consegna, P6.1 Ordine a fornitore, P7. Preparazione consegna, P8. Ricezione e verifica. Sono stati rappresentati mediante 10 synopsis diagram e altrettanti workflow volti ad evidenziare le componenti principali del processo e la sequenza delle attività che lo compongono, e 106 schede di attività che evidenziano gli attori, gli aspetti critici e le possibili migliorie.
Delle oltre cento attività, 40 sono state considerate particolarmente a rischio, e sono divenute oggetto dell’analisi FMECA, la quale ha messo in luce, per ciascuna di esse, possibili errori, cause, effetti ed interventi possibili. Sono stati quindi definiti tre indicatori di rischio con scala 1-5: indice di prevedibilità, indice di rilevabilità e indice di severità. Dal prodotto dei tre valori attribuiti a ciascuna attività si è ricavato l’IR (indice di rischio), usato poi per ordinare le attività. I processi considerati più critici si sono 6 e il numero delle attività considerate in questa fase è 37.
Gli IR relativi a ciascun processo, normalizzati rispetto al valore massimo, sono stati graficati (cfr. Figura 3) insieme allo scopo di individuare due soglie di raggruppamento dei dati che hanno portato all’inquadramento delle attività in una delle tre categorie: BASSA, MEDIA e ALTA PRIORITÀ DI INTERVENTO.

Figure_3

Figura 3 – Ordinamento attività critiche: definizione ed esempio di applicazione delle soglie

R_5. Dall’analisi delle criticità sono emersi i seguenti numeri relativi agli errori o criticità (E/C) individuate:

  • 49 E/C con 1 ≤ IR ≤ 27: BASSA PRIORITÀ
  • 25 E/C con 27 < IR ≤ 60: MEDIA PRIORITÀ
  • 25 E/C con 60 < IR ≤ 125: ALTA PRIORITÀ

Partendo dalla classe ad alta priorità, sono stati individuati 7 possibili interventi risolutivi, che sono stati a loro volta classificati in base alla fattibilità (BASSA, MEDIA, ALTA):

  • Interventi ad alta fattibilità: Dispensazione in dose unitaria; informatizzazione dell’intero flusso.
  • Interventi a media fattibilità: software di cartella clinica elettronica; prescrizione terapia computerizzata; somministrazione controllata mediante bracciale RFid.
  • Interventi a bassa fattibilità: registrazione anagrafica con lettura di tessera sanitaria al momento del ricovero; standardizzazione dei moduli di diaria medica e diaria infermieristica.

 

4. Conclusioni

I risultati del monitoraggio delle scorte di reparto hanno messo in evidenza una sostanziale impossibilità ad avere una completa tracciabilità del flusso logistico dei farmaci. Durante la fase di raccolta dati, inoltre, sono state riscontrate le seguenti difficoltà:

  • Difficoltà nell’esecuzione dell’inventario (più confezioni iniziate contemporaneamente, spostamento di alcuni farmaci, etc.);
  • Difficoltà nella lettura delle diarie infermieristiche (compilazione disordinata, accesso posticipato, etc.);
  • Mancata tracciabilità degli scambi tra reparti.

Tali difficoltà affliggono in una certa misura i dati riportati in Figura 2, i quali non si possono, pertanto, considerare esaustivi. Tali difficoltà non sono devono essere interpretate come degli errori che inficiano il dato, ma piuttosto come degli spunti di analisi e riflessione. Esse hanno rappresentato, infatti, lo spunto per la successiva analisi delle criticità e per la definizione dei possibili interventi correttivi, i quali sono stati presentati alla Casa di Cura nel mese di aprile.
Gli sviluppi futuri riguardano l’analisi degli interventi proposti attraverso l’applicazione della tecnica FMECA ai processi reingegnerizzati (TO BE).

 

Disseminazione risultati

I risultati del presente lavoro è stato presentato al XV Convegno Annuale dell’Associazione Italiana degli Ingegneri Clinici (AIIC) tenutosi a Cagliari nei giorni 14-16 maggio 2015 attreverso un poster dal titolo “OTTIMIZZAZIONE DEI PROCESSI LOGISTICI DI GESTIONE DEI FARMACI ATTRAVERSO SISTEMI RFId”.

 

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